Mỗi lần có doanh nhân từ Việt Nam sang công tác hỏi tôi "trao danh thiếp cần lưu ý gì", tôi đều hơi lúng túng. Vì bản thân các bước thì đơn giản và trên mạng viết đầy.
Cầm bằng hai tay. Đưa ở vị trí thấp hơn đối phương. Nhận xong đừng cất ngay, để trên hộp danh thiếp suốt buổi ngồi. Đưa cho người cấp cao trước. — Hết.
Vấn đề là: làm đúng hoàn hảo từng bước cũng không đảm bảo thương vụ trôi chảy, mà ngược lại có hơi vụng về đôi chút thì phần lớn trường hợp cũng chẳng sao.
Khi nào nghi thức thực sự có tác dụng
Cách trao danh thiếp chỉ có ý nghĩa trong vài chục giây đầu tiên, khi đối phương chưa biết gì về bạn.
Vài chục giây ấy không truyền tải năng lực hay thành tích. Nó chỉ trả lời đúng một câu hỏi: "Người này có chịu tìm hiểu trước quy tắc của môi trường bên kia không?" Và câu đó đóng vai trò chỉ dấu gián tiếp cho một câu khác: "Người này có thói quen hình dung hoàn cảnh của đối phương không?"
Nói ngược lại, từ buổi gặp thứ hai trở đi thì gần như không cần bận tâm nữa.
Những hiểu lầm thường gặp
Hiểu lầm 1: Phải có hộp danh thiếp đắt tiền. Không cần. Da màu đen hoặc xanh navy, không quăn góc là đủ. Thứ bị nhìn không phải giá tiền mà là nó có được giữ gìn hay không.
Hiểu lầm 2: Chức danh càng to càng tốt. Trong tập quán kinh doanh Nhật, việc chức danh khớp với quyền quyết định thực tế mới là điều được coi trọng. Chức danh to hơn thực quyền sẽ làm mất uy tín khi về sau không duyệt được việc.
Hiểu lầm 3: Chỉ cần mặt tiếng Anh là đủ. Có mặt tiếng Nhật thì đối phương mới đọc đúng tên công ty và tên bạn. Cái tên không đọc được thì khó đọng lại trong trí nhớ, cũng khó vào biên bản họp. Với tên tiếng Việt, tôi rất khuyên nên in kèm phiên âm katakana.
Sau khi nhận
Thật ra khác biệt lộ ra ở khâu sau khi nhận, chứ không phải lúc đưa.
Danh thiếp nhận được, ngay trong ngày hãy ghi ra mặt sau hoặc một file riêng: ngày gặp, nội dung đã trao đổi, việc cần làm tiếp. Chỉ vậy thôi là ba tháng sau gặp lại, bạn sẽ có một cuộc nói chuyện hoàn toàn khác.
Đối tác Nhật đánh giá rất cao người còn nhớ câu chuyện lần trước. Nghi thức trao danh thiếp chỉ là cánh cửa vào. Thứ phát huy tác dụng về sau là thói quen ghi chép.