Điều đầu tiên khiến nhân viên Việt Nam vấp phải khi vào công ty Nhật là 報連相 (hou-ren-sou) — viết tắt của Báo cáo (報告), Liên lạc (連絡) và Trao đổi (相談). Đây là nội dung kinh điển trong mọi khóa đào tạo nhân viên mới ở Nhật, nhưng văn hóa công sở Việt Nam không có khái niệm nào tương ứng hoàn toàn.
Thói quen nói ra "việc còn chưa xong"
Câu mà cấp trên người Nhật hay thốt lên là: "Sao không nói sớm hơn?" Còn câu trả lời từ phía nhân viên Việt thường là: "Em chưa làm xong nên chưa báo cáo được."
Khoảng cách ở đây không nằm ở năng lực, cũng không nằm ở tinh thần trách nhiệm. Nó nằm ở chỗ hai bên định nghĩa khác nhau về việc thế nào là thông tin đáng báo cáo.
Ở phần lớn môi trường làm việc Việt Nam, người được giao việc sẽ tự mình hoàn thành rồi mới trình kết quả. Chia sẻ tiến độ dang dở, nói ngược lại, dễ bị nhìn như "người không tự quyết được". Vì vậy ai cũng cố lặng lẽ làm cho xong.
Công sở Nhật thì ngược lại hoàn toàn: chia sẻ giữa chừng mới là bằng chứng của sự tin cậy.
"Trao đổi" là phần khó nhất
Báo cáo và liên lạc chỉ cần quy trình rõ ràng là tương đối nhanh thành nếp. Khó nhất là 相談 — trao đổi, hỏi ý kiến.
Trao đổi nghĩa là dùng thời gian của cấp trên khi bản thân chưa có đáp án. Ở Nhật điều này được khuyến khích. Nhưng trong môi trường đề cao việc tôn trọng thời gian của người lớn tuổi hoặc người ở vị trí cao hơn, việc "đi hỏi khi tay không có câu trả lời" tạo ra một rào cản tâm lý rất lớn.
"Em mất nửa năm mới dám nói hai chữ: em không biết."
Đó là lời của một thành viên trong công ty chúng tôi. Nửa năm hoàn toàn không phải là lâu.
Giải quyết bằng cơ chế, không bằng tinh thần
Cố sửa chuyện này bằng hô hào tinh thần thì gần như luôn thất bại. Những cách thực sự có tác dụng, theo trải nghiệm của chúng tôi, lại khá khô khan:
- Định lượng ngưỡng báo cáo. "Nếu thấy có khả năng trễ hơn 2 tiếng so với kế hoạch thì báo ngay lúc đó." Đừng dùng từ cảm tính như "báo sớm".
- Luôn để một ô "Đang vướng gì" trong mẫu báo cáo ngày. Để trống cũng được — nhưng sự tồn tại của cái ô đó chính là lời cho phép được viết vào.
- Cấp trên kể chuyện mình sai trước. Nhân viên có dám hỏi hay không phụ thuộc gần như hoàn toàn vào việc sếp đã từng thừa nhận mình tính sai hay chưa.
Không phải chuyện hơn thua
Điều cần tránh là biến chuyện này thành "kiểu Nhật mới đúng". Cách làm của người Việt — đã giao thì giao tới cùng — có ưu điểm rất rõ: ra quyết định nhanh, và người phụ trách có ý thức làm chủ công việc.
Khác nhau ở tiền đề, không phải ở chỗ bên nào hơn. Đội nào nói ra được tiền đề của cả hai phía thì rốt cuộc chạy nhanh nhất.