Trong hợp tác Nhật – Việt, thứ phá vỡ tiến độ chắc chắn nhất mỗi năm chính là kỳ nghỉ năm mới. Cả hai nước đều có kỳ nghỉ dài nhất năm vào dịp này, nhưng cấu trúc kỳ nghỉ lại khác nhau — và điều đó ít khi được nói rõ với nhau.

Cách ấn định ngày khác nhau

Kỳ nghỉ cuối năm – đầu năm của Nhật theo dương lịch, cố định. Cơ quan nhà nước đóng cửa từ 29/12 đến 3/1. Doanh nghiệp có xê dịch đôi chút, nhưng năm nào cũng rơi vào gần như cùng thời điểm, với độ dài gần như nhau. Khi lập kế hoạch cho năm sau, không ai phải đi tra ngày, vì chẳng cần tra.

Tết Nguyên đán của Việt Nam theo âm lịch, nên trượt mỗi năm. Có năm rơi vào cuối tháng 1, có năm giữa tháng 2. Tai nạn điển hình là phía Nhật chốt deadline mà không hề nắm lịch Tết năm đó.

Ngày nghỉ chính thức và thời gian thực sự vắng mặt là hai chuyện

Còn một khác biệt nữa, khó thể hiện bằng con số.

Kỳ nghỉ năm mới ở Nhật khởi động lại khá nhanh. Đi làm ngày 4 hay 5/1 là gần như ngay hôm đó guồng công việc đã trở lại bình thường.

Tết thì không. Ngày nghỉ chính thức khoảng 5 ngày, nhưng rất nhiều người về quê, và đi một chiều mất trọn một ngày là chuyện bình thường. Vài ngày trước nghỉ dành cho chuẩn bị về quê, vài ngày sau nghỉ dành cho chúc Tết, và năng suất chỉ quay lại một cách từ từ. Độ dài kỳ nghỉ trên lịch không trùng với độ dài quãng thời gian thực sự không ai làm việc.

Đây không phải là sự lơ là. Đó là hệ quả của một cấu trúc xã hội mà nhiều người mỗi năm chỉ được gặp gia đình đúng một lần.

Làm gì trong thực tế

Ba việc công ty chúng tôi đang làm:

  1. Chia sẻ lịch Tết từ sớm. Không phải tháng 1, mà từ mùa thu năm trước — đúng lúc phía Nhật lập kế hoạch năm tài chính.
  2. Không đặt deadline quanh Tết. Tô màu sẵn 2 tuần trước và 2 tuần sau Tết là "vùng không đặt mốc" ngay từ đầu bảng kế hoạch. Chừa sẵn rẻ hơn nhiều so với điều chỉnh về sau.
  3. Cấm release ngay trước Tết. Nếu có sự cố, khả năng cao là không còn ai ở lại để xử lý. Dời release sang tuần thứ hai sau kỳ nghỉ.

Nhớ kỳ nghỉ của đối phương

Cuối cùng, một chuyện ngoài công việc.

Số quản lý người Nhật nói được một câu "Chúc ăn Tết vui vẻ" với thành viên Việt Nam ít hơn ta tưởng. Ngược lại, không người Nhật nào không vui khi được người Việt chúc 良いお年を.

Việc nhớ được mốc kết thúc một năm của đối phương rơi vào lúc nào — chỉ riêng điều đó đã là một thông điệp đủ đầy.